Technicienne ou technicien à la gestion des locaux

Vous êtes une personne proactive, organisée, structurée, axée sur le service à la clientèle et avez de l’expérience en planification et organisation d’activités? Ce poste est pour vous!

Secteur de travail

Service des ressources matérielles et immobilières (SRMI)

Contexte

Le SRMI veut être reconnu pour son efficience et sa capacité d’amélioration continue dans le déploiement de tous ses services en soutien à la mission de l’organisation. Ses principaux champs d’activités sont la sécurité des lieux et des personnes, les terrains, bâtiments et équipements, ainsi que la gestion des espaces, réservations et préparations des locaux. De plus, depuis le 1^er mai 2023, le SRMI est aussi responsable de la gestion contractuelle à l’École nationale d'administration publique (ENAP).

Sommaire des responsabilités

Relevant du directeur du SRMI, la personne titulaire joue un rôle de premier plan dans la gestion des locaux, à la planification, à l’organisation et au bon déroulement des activités tout en offrant une assistance lors de certains évènements. Elle est également responsable de la mise en place et de l’optimisation des différents processus reliés à son secteur d’activités.

De façon générale, la personne titulaire :

Supervise l’allocation des bureaux et des locaux et le système de réservation;
Assure aux unités administratives concernées la diffusion des informations de son secteur;
Prépare certains rapports et autres travaux liés à son domaine d’activité.

De façon spécifique, en lien avec le poste :

Met en place et améliore les processus reliés à la gestion et à la logistique des locaux. Supervise l’attribution des locaux et s’assure de leur utilisation optimale;
Contribue à la planification et l’organisation d’évènements et d’activités, tant pour la clientèle interne qu’externe (pour les tâches sous la responsabilité du SRMI);
Recense et gère l’inventaire des biens, meubles ainsi que des fournitures destinées aux salles de classe et aux appareils multifonctions;
Prévoit et effectue le suivi des demandes d’entretien (ménager et général) ou de réparation des biens auprès des prestataires de services;
Améliore et assure le suivi du registre des clés;
Rédige ou collabore à la rédaction de normes, de procédures et d’outils de gestion;
Effectue l’assistance technique et logistique lors de certains évènements et activités;
Collabore à la préparation et à l’animation de sessions de formation ou d’information sur l’utilisation des systèmes ou des outils;
Conseille sur le choix des méthodes de travail et s’assure de l’utilisation efficace et optimale des équipements, des outils et des systèmes;
Aide à trouver des solutions et à les mettre en place pour résoudre les problèmes techniques;
Coordonne le processus d’évaluation ergonomique des postes de travail. Peut effectuer des évaluations ergonomiques des postes de travail des membres du personnel en présentiel et en télétravail;
Assure la diffusion des informations sectorielles aux unités administratives concernées;
Reçoit les plaintes des usagères et des usagers concernant la gestion et la logistique des locaux et en assure le suivi;
Collabore au développement, à l’implantation et à la mise à jour des systèmes informatiques liés à ses activités;
Remplit différents formulaires et prépare les rapports, les guides d’utilisation et les documents relatifs à son travail;
Participe à l’accueil, à l’accompagnement, à l’entraînement et à la formation du nouveau personnel;
Peut être appelée à coordonner le travail d’autres personnes occupant des emplois de nature similaire et à initier au travail ce personnel.

La liste des tâches et responsabilités énumérées ci-dessus reflète les éléments caractéristiques de la fonction identifiée et ne doit pas être considérée comme une énumération exhaustive de toutes les exigences occupationnelles inhérentes.

Exigences

Scolarité

Diplôme d’études collégiales (DEC) technique dans une discipline appropriée : (exemple : administration).

Expérience

De trois ans à moins de cinq ans d’expérience pertinente dans une fonction équivalente.

Exigences spécifiques

Maîtrise de la suite Microsoft Office (Excel, Word, PowerPoint).

Compétences requises

Sens du service à la clientèle
Méthodologie, planification et organisation du travail
Sens des priorités
Autonomie et initiative
Rigueur et qualité du travail
Capacité d’analyse et de jugement
Collaboration et travail d’équipe

Avantages sociaux

Jusqu’à quatre semaines de vacances dès la fin de la première année selon la date d’embauche
Congés de maladie et congés personnels
Horaire d’été allégé
Assurances collectives
Régime de retraite à prestations déterminées

Date d'entrée en fonction

Dès que possible.

Accès à l'égalité en emploi

Engagée à contrer la discrimination en emploi, soucieuse d’être représentative de la société québécoise et de s’enrichir de sa diversité, l’ENAP invite toutes les personnes qualifiées à manifester leur intérêt, en particulier :

les femmes;
les personnes en situation de handicap;
les personnes autochtones;
les membres de minorités visibles et de minorités ethniques;
les personnes issues de la diversité sexuelle et de genre.

Cela s’inscrit notamment dans le cadre du programme d’accès à l’égalité en emploi auquel l’ENAP souscrit.

De plus, les outils de sélection peuvent être adaptés selon les besoins des personnes en situation de handicap qui en font la demande, et ce, en toute confidentialité. Si vous désirez faire connaître vos besoins particuliers, veuillez le mentionner dans votre envoi.

En savoir plus sur les programmes d'accès à l'égalité en emploi de la Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse (CDPDJ)

Dépôt de candidature

Faites-nous parvenir votre candidature, accompagnée d’un curriculum vitae et en mentionnant le numéro de référence, avant le 4 juin 2025 à 16 heures par courriel à rh.emplois@enap.ca.

Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.
Nous vous remercions à l’avance de votre candidature!