Accès à l’information
La Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels (RLRQ, chapitre A-2.1) s’applique aux documents et aux renseignements personnels détenus par l’École nationale d’administration publique (ENAP).
Cette loi a notamment pour objectif de permettre l’accès aux documents détenus par les organismes publics dans l’exercice de ses fonctions. Elle vise par ailleurs à protéger la confidentialité des renseignements personnels n’ayant pas un caractère public obtenus par ces organismes.
Accès aux documents de l’ENAP
Sauf exception, les documents détenus par l’ENAP dans l’exercice de ses fonctions sont accessibles à quiconque en fait la demande. Toutefois, ce droit d’accès ne s’étend pas aux notes personnelles inscrites sur un document ni aux esquisses, aux ébauches, aux brouillons, aux notes préparatoires ou autres documents de même nature.
Pour permettre à l’ENAP de trouver le document demandé, la demande d’accès doit être suffisamment précise. Idéalement, elle devrait être écrite. En effet, seule une demande écrite permet à son auteur de solliciter une révision à la Commission d’accès à l’information du Québec en cas de contestation.
La demande d’accès doit être adressée à la personne responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels :
- Par courriel;
- Par la poste :
Responsable de l’accès aux documents et de la protection des renseignements personnels
555, boul. Charest Est
Québec (Québec) G1K 9E5
Protection des renseignements personnels
Que ce soit au moment d’une demande d’admission aux études à l’ENAP, d’une embauche ou à l’occasion d’un autre type d’échanges avec l’ENAP, celle-ci obtient des personnes avec qui elle est en relation un certain nombre de renseignements personnels. Ces renseignements sont considérés comme étant confidentiels.
À moins d’un consentement de la personne concernée par ces renseignements, seuls les membres du personnel ayant la qualité pour les recevoir lorsque cela est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions y ont accès. Ainsi, en l’absence d’un consentement de la personne concernée et sauf les exceptions prévues par la Loi, l’ENAP ne communique pas les renseignements personnels qu’elle détient à quiconque.
Concernant le consentement requis pour que l’ENAP puisse transmettre à d’autres organisations les renseignements personnels qu’elle détient, rappelons notamment que les candidates et candidats à l’admission aux études consentent dès le dépôt de leur demande d’admission aux études à ce que l’ENAP communique certains de leurs renseignements personnels à des organisations précises et à des fins définies. C’est le cas, à titre d’exemple, pour l’Université du Québec, le Bureau de coopération interuniversitaire et le ministère responsable de l’enseignement supérieur du Québec pour la gestion des études et la production de statistiques, pour le ministère fédéral responsable de l’immigration afin d’assurer le suivi du cheminement des détenteurs de permis d’études ou encore, pour l’association étudiante de l’ENAP pour le seul usage de ladite organisation.
Par ailleurs, soulignons qu’une personne peut se prévaloir du droit d’accès à ses renseignements personnels pour y faire rectifier, le cas échéant, un renseignement la concernant. À ce sujet, les candidates et candidats à l’admission aux études de même que les personnes étudiant à l’ENAP peuvent s’adresser directement au Bureau du registraire.
Renseignements
Pour plus d’informations concernant la gestion du droit d’accès aux documents détenus par l’ENAP ou à la protection des renseignements personnels à l’ENAP, adressez-vous au Secrétariat général.