Agente ou agent de secrétariat

Direction des ressources matérielles et des acquisitions (DRMA)

La Direction des ressources matérielles et des acquisitions (DRMA) est reconnue pour son efficience et sa capacité d’amélioration continue dans le déploiement de tous ses services en soutien à la mission de l’organisation. Ses principaux champs d’activités sont la sécurité des lieux et des personnes, l’entretien des terrains, des bâtiments et des équipements, ainsi que la gestion des espaces, la réservation et la préparation des locaux. Cette direction est aussi responsable des acquisitions de biens et services à l’ENAP.

La personne titulaire effectue diverses tâches de secrétariat relatives au suivi de processus administratifs de la DRMA. Elle sera également appelée à effectuer diverses tâches administratives pour la Direction des technologies de l’information.

De façon générale, la personne titulaire du poste :

• Prévoir les besoins des membres de l’équipe en lien avec nos activités, tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives;
• Recueillir diverses informations et les présenter sous les formes appropriées, notamment par la rédaction de notes, de procédures et de lettres;
• Assurer le suivi des dossiers liés à la gestion du personnel et à la comptabilité, notamment la préparation des demandes d’achat de matériel et de services ainsi que des demandes de paiement, le suivi des bons de livraison, la préparation et le traitement des factures, des états de compte et des frais de voyage, ainsi que la conciliation avec les finances;
• Tenir à jour et alimenter des banques de données, incluant les fichiers de suivi administratifs et financiers, l’organigramme de l’équipe d’urgence ainsi que les registres d’inventaire du matériel utilisé par l’équipe d’urgence et des trousses de premiers soins;
• Maintenir à jour le système de classement et appliquer la procédure d’archivage;
• Gérer l’agenda, filtrer les appels téléphoniques et assurer la gestion du courrier et du classement;
• Convoquer et organiser des réunions, rédiger les procès-verbaux et la correspondance;
• Accueillir les visiteurs et les diriger vers les personnes concernées ;
• Contribuer à la planification et à l’organisation matérielle d’activités ou d’événements, notamment la logistique liée aux locations de salles, la préparation des contrats et le soutien aux activités de l’équipe d’urgence.

Scolarité

Diplôme d’études secondaires (DES) ou diplôme d’études professionnelles (DEP) d’une durée de 900 heures dans une discipline pertinente. 

Si vous avez obtenu votre diplôme à l’extérieur du Canada, vous devez joindre à votre candidature une copie de l’évaluation comparative d’études délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration. 

Expérience

Minimum de 2 ans d’expérience pertinente.

Exigences spécifiques

Maîtrise du français parlé et écrit, très bonnes habiletés rédactionnelles.

• Rigueur et souci du détail
• Sens du service à la clientèle
• Flexibilité et adaptation
• Collaboration et travailler d’équipe
• Capacité d’analyse et de jugement
• Méthodologie, planification et organisation du travail
• Sens des priorités

Dès que possible.

Date limite pour postuler : 15 mars à 16 heures