Sommaire
Vous êtes une personne autonome, rigoureuse, constamment en mode « recherche de solutions »? Vous possédez d’excellentes habiletés relationnelles, êtes organisée et aimez relever des défis ? Ce poste est pour vous !
Secteur de travail
Direction administration des études, équipe organisation académique (DAÉ)
Contexte
Le mandat de la Direction administrative des études est de créer les conditions favorables au bon cheminement des étudiantes et des étudiants.
Sommaire des responsabilités
La personne titulaire effectue diverses tâches de secrétariat relatives au suivi de processus administratifs. Elle assure la bonne marche des opérations de son unité.
De façon générale, la personne titulaire aura à :
- Prévoir les besoins des personnes qu’elle assiste, tels que le rappel des échéanciers et des procédures administratives;
- Recueillir diverses informations et les présenter sous les formes appropriées;
- Tenir à jour et alimenter des banques de données;
- Maintenir à jour le système de classement et appliquer la procédure d’archivage;
- Gérer l’agenda, filtrer les appels et assurer la gestion du courrier et du classement;
- Convoquer et organiser des réunions, rédiger les procès-verbaux et la correspondance;
- Accueillir les visiteurs et les diriger vers les personnes concernées;
- Contribuer à la planification et à l’organisation matérielle d’activités ou d’événements.
Plus précisément, en fonction du profil, la personne titulaire sera amenée à :
- Traiter et vérifier les demandes de remboursement de déplacements du personnel enseignant de la Vice-présidence aux affaires académiques et soutenir les enseignants dans la gestion de leurs remboursements;
- Assurer le suivi clérical entourant les processus relatifs aux contrats d’enseignement et à divers paiements prévus dans les conventions collectives des enseignants;
- Vérifier la réalisation des demandes dans le module des réclamations de dépenses ainsi que des formulaires et documents requis, et assurer l’exactitude, la conformité et l’exhaustivité de toutes les pièces déposées;
- Assurer un haut niveau de conformité dans le respect des politiques, des directives et des exigences institutionnelles en vigueur;
- Assumer des tâches cléricales en soutien à sa direction et à son unité (mise en page de documents, envoi de communications générales, préparation de formulaires et comptabilisation de réponses, commande de fournitures, gestion de la boîte courriel, etc.).
Exigences
Scolarité
Diplôme d’études secondaires (DES) ou diplôme d’études professionnelles (DEP) d’une durée de 900 heures dans une discipline pertinente.
Si vous avez obtenu votre diplôme à l’extérieur du Canada, vous devez joindre à votre candidature une copie de l’évaluation comparative d’études délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI).
Exigences
Minimum deux années d’expérience pertinente.
Une expérience dans un milieu universitaire sera considérée comme un atout.
Exigence spécifique
Maîtrise du français parlé et écrit.
Compétences requises
- Rigueur et qualité du travail
- Sens du service à la clientèle
- Collaboration et travail d’équipe
- Flexibilité et adaptation
- Méthodologie, planification et organisation du travail
- Sens des priorités
Avantages sociaux
- Jusqu’à quatre semaines de vacances dès la fin de la première année selon la date d’embauche
- Congés de maladie et congés personnels
- Horaire d’été allégé
- Assurances collectives
- Régime de retraite à prestations déterminées
Date d'entrée en fonction
Dès que possible.
Accès à l'égalité en emploi
Engagée à contrer la discrimination en emploi, soucieuse d’être représentative de la société québécoise et de s’enrichir de sa diversité, l’ENAP invite toutes les personnes qualifiées à manifester leur intérêt, en particulier :
- les femmes;
- les personnes en situation de handicap;
- les personnes autochtones;
- les membres de minorités visibles et de minorités ethniques;
- les personnes issues de la diversité sexuelle et de genre.
Cela s’inscrit notamment dans le cadre du programme d’accès à l’égalité en emploi auquel l’ENAP souscrit.
De plus, les outils de sélection peuvent être adaptés selon les besoins des personnes en situation de handicap qui en font la demande, et ce, en toute confidentialité. Si vous désirez faire connaître vos besoins particuliers, veuillez le mentionner dans votre envoi.
En savoir plus sur les programmes d'accès à l'égalité en emploi.
Dépôt de candidature
Date limite pour postuler : 16 mars 2026 à 16 heures
Faites-nous parvenir votre candidature, accompagnée d’un curriculum vitae et en mentionnant le numéro de référence par courriel à rh.emplois@enap.ca.
Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.
Nous vous remercions à l’avance de votre candidature!