Sommaire
Vous êtes une personne organisée, fiable et proactive! Vous aimez soutenir une équipe, gérer les priorités avec rigueur et offrir un service courtois et efficace! Ce poste est pour vous!
Secteur de travail
Vice-présidence à l’administration
Contexte
La Vice-présidence à l’administration est une équipe dynamique et inspirante qui joue un rôle clé dans les processus décisionnels ainsi que dans le bon fonctionnement interne de l’ENAP. Son mandat consiste à assurer la saine gestion et la circulation optimale des ressources administratives au sein de l’organisation. Cette vice-présidence constitue un partenaire privilégié des différents secteurs de l’ENAP dans la réalisation de leurs mandats respectifs.
De plus, elle exerce un rôle de leadership en matière de performance organisationnelle.
Sommaire des responsabilités
La personne titulaire effectue diverses tâches de secrétariat relatives au suivi de processus administratifs. Elle assure la bonne marche des opérations de son unité.
De façon générale, la personne titulaire aura à :
- Prévoir les besoins des personnes qu’elle assiste, tels que les rappels d’échéanciers et de procédures administratives;
- Recueillir diverses informations et les présenter sous une forme appropriée;
- Utiliser les principaux outils de la suite Office M365 (principalement Word, Excel et Outlook);
- Assurer le suivi des dossiers liés à la gestion du personnel et à la comptabilité;
- Assister les équipes dans les réservations de déplacement et les réclamations de dépenses;
- Tenir à jour et alimenter des banques de données;
- Maintenir à jour le système de classement et appliquer la procédure d’archivage;
- Gérer l’agenda, filtrer les appels téléphoniques et assurer la gestion du courrier et du classement;
- Convoquer et organiser des réunions, rédiger les comptes rendus et la correspondance;
- Accueillir les visiteurs et les diriger vers les personnes concernées;
- Contribuer à la planification et à l’organisation matérielle d’activités ou d’événements;
- Assurer la liaison entre les directions en veillant au partage des informations et des pratiques pertinentes.
Exigences
Scolarité
Diplôme d’études secondaires (DES) ou diplôme d’études professionnelles (DEP) d’une durée de 900 heures.
Si vous avez obtenu votre diplôme à l’extérieur du Canada, vous devez joindre à votre candidature une copie de l’évaluation comparative d’études délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI).
Expérience
Minimum de deux ans d’expérience pertinente.
Exigences spécifiques
Maîtrise du français parlé et écrit.
Compétences requises
- Autonomie et initiative
- Rigueur et qualité du travail
- Capacité d’analyse et de jugement
- Flexibilité et adaptation
- Planification et organisation
- Sens des priorités
- Collaboration et travail d’équipe
Avantages sociaux
- Jusqu’à quatre semaines de vacances dès la fin de la première année selon la date d’embauche
- Congés de maladie et congés personnels
- Horaire d’été allégé
- Assurances collectives
- Régime de retraite à prestations déterminées
Date d'entrée en fonction
Dès que possible.
Accès à l'égalité en emploi
Engagée à contrer la discrimination en emploi, soucieuse d’être représentative de la société québécoise et de s’enrichir de sa diversité, l’ENAP invite toutes les personnes qualifiées à manifester leur intérêt, en particulier :
- les femmes;
- les personnes en situation de handicap;
- les personnes autochtones;
- les membres de minorités visibles et de minorités ethniques;
- les personnes issues de la diversité sexuelle et de genre.
Cela s’inscrit notamment dans le cadre du programme d’accès à l’égalité en emploi auquel l’ENAP souscrit.
De plus, les outils de sélection peuvent être adaptés selon les besoins des personnes en situation de handicap qui en font la demande, et ce, en toute confidentialité. Si vous désirez faire connaître vos besoins particuliers, veuillez le mentionner dans votre envoi.
En savoir plus sur les programmes d'accès à l'égalité en emploi.
Dépôt de candidature
Date limite pour postuler : 29 mars 2026 à 16 heures
Faites-nous parvenir votre candidature, accompagnée d’un curriculum vitae et en mentionnant le numéro de référence par courriel à rh.emplois@enap.ca.
Seules les personnes retenues pour une entrevue seront contactées.
Nous vous remercions à l’avance de votre candidature!